Make Good Relations With Everyone

“Knowledge is absorted through the five senses assessed in the following proportions,are, sight, hearing, touch,smell, and taste. Jack Dobe”. (Audio Visual Advertising)

Berbagai penelitian membuktikan, pesan komunikasi lebih mudah diterima dan dimengerti komunikan jika diberikan dalam bentuk pesan tulisan/gambar atau bentuk lain yang memanfaatkan penggunaan indera mata.  Hampir 90% informasi bisa mudah diserap melalui indera mata. Berdasarkan pertimbangan itu pula, pameran banyak diselenggarakan organisasi/instanti untuk memberikan informasi kepada publiknya selain menggunakan bentuk komunikasi lain.

Pameran adalah media periklanan/kegiatan yang menunjukkan sesuatu kepada publik/umum mengenai kelebihan dan keunggulan  produk/jasa tertentu. Tentu saja dengan tujuan akhir, publik/audience bisa menggunakan produk/jasa yang ditawarkan.

Yang menjadi kelebihan pameran dibanding kegiatan lainnya adalah, publik dapat menyaksikan peragaan proses produksi barang atau benda tertentu, dapat bertanya sepuasnya, bahkan mungkin mencobanya. Karena dinilai efektif ini pula, perusahaan banyak mengagendakan pameran sebagai kegiatan rutin mereka.

Klasifikasi Pameran

1. Beradasarkan Jenisnya.

1. 1. Pameran Barang, yang dipertunjukan adalah benda-benda yanh umumnya berbentuk asli, misalnya pameran automotif mobil atau motor, pameran elektronik. Tujuannya, pengunjung bisa termotivasi untuk membeli.
   2. Pameran Kegiatan/Jasa, memperkenalkan atau mempertunjukan proses suatu pembuatan barang/produk.

1. Berdasarkan Sifatnya,
   1. Pameran Khusus, diselenggarakan secara mandiri oleh organisasi tertentu misalnya persatuan penggemar perangko, pelukis dll.
   2. Pameran Bersama, pameran yang diselenggarakan bersama-sama perusahaan lain, baik perusahaan sejenis maupun tidak sejenis. Misalnya Jakarta Fair.
   3. Pamern Umum, hampir sama dengan pameran bersama, tetapi temanya lebih luas.
2. Beradasarkan Frekuensinya.
   1. Pameran Berkala, diadakan secara berkala.
   2. Pameran Insidental, diadakan apabila dianggap perlu.
3. Berdasarkan Lingkup Geografis
   1. Pameran Lokal, diadakan di sebuah kita untuk menginformasikan kegiatan organisasi/perusahaan setempat.
   2. Pameran Nasional, ruanglingkupnya nasional.
   3. Pameran Internasional, diikuti oleh perusahaan berbagai negara.

Perencanaan Pameran

1. Menentukan Tema. Harus ditentukan tema yang tepat, usahakan khas dan bisa menarik perhatian publik.
2. Penelaahan, menyangkut fasilitas. Tempat, situasi dan dana penunjang atau sponsorship.
3. Menentukan Kontraktor, terutama jika pameran yang dilakukan bertaraf nasional/internasional.
4. Menetapkan Jenis Barang/Produk/Jasa. Perlu diperhatikan barang/produk/jasa yang  akan dipamerkan harus disesuaikan dnegan tema,acara dan ukuran ruang pameran.
5. Menentukan Personel. Ini penting karena orang yang terlibal harus benar-benar bisa bertanggungjawab secara professional terhadap aktivitas pameran/
6. Mempersiapkan brosur/bahan tulisan yang akan membantu menerangkan produk/barang/jasa yang ditawarkan.

Special events is an event of which usually produce to gain favourable attention  in media for your client, your company or your product.

Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk menarik perhatian dan minat publik terhadap produk/jasa atau kebijakan organisasi.perusahaan, public relations bisa menyelenggarakan acara-acara khusus.

Secara khusus, public relations special events bisa meningkatkan  4 unsur penting :

1. Awareness ( pengenalan) produk/jasa,policy, organisasi
2. Pleasure,  upaya pemenuhan selera publik
3. Knowledge, meningkatkan pengetahuan publik
4. Image, meningkat citra positif perusahaan.

Bentuk Special Events dilihat dari jenis kegiatannya terdiri dari :

1. Acara peresmian. Peresmian gedung/fasilitas baru, kantor cabang, dll
2. Acara peringatan tertentu, missal peringatan Isra Mi’raj, peringatan Hari kemerdekaan
3. Acara komersial, peluncuran produk barang/jasa tertentu
4. Acara Sosial, misalnya pemberian santunan yatim piatu, sumbangan bencana, dll.

Bentuk-bentuk special events yang sudah dikenal saat ini di antaranya :

1. Festival, misalnya A Mild Jazz Festival, festival musik jazz yang diselenggarakan produsen rokok A Mild
2. Fair, misalnya Jakarta Fair, Banten Fair
3. Parade, biasanya menghadapi  perayaan ahri-hari besar tertentu.
4. Seminar, acaranya lebih formal, membahas tema tertentu.
5. Open house, mengundang publik untuk mendatangi perusahaan guna melihat langsung perusahaan tsb.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan special events;

1. Penyusunan jadwal, mulai dari persiapan, pelaksanaan atau kegiatan serta tema dari special events itu sendiri, dan dukungan  dana (budget) fasilitas, personel (manajemen) serta kemudian evaluasinya.
2. Personel yang terkait mensukseskan acara. Mulai dari panitia pelaksana, sponsorhip, tamu undangan, sampai master of ceremony.
3. Rancangan pelaksanaan kegiatan, bagaimana bentuk penyajian dll.
4. Tujuan khusus dan umum special events tersebut.

Public Relations Writing adalah segala bentuk penulisan naskah public relations dalam sebuah organisasi/instansi.

PR Writing terdiri dari beberapa jenis yang masing-masing memiliki gaya penulisasn (style) berbeda.

1. Naskah (Script), di antaranya naskah pidato (speech writing), presentasi (presentation)
2. Siaran (Release), siaran pres (press release), journal magazine (majalah internal)
3. Laporan (Report), laporan tahunan (annual report)
4. Profil (Profile), profil perusahaan dan produk (company profile and product)
5. Pomosi (Promotion),
   
6. naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sponsor (advetorial), brosur, kalender, billboard dll.

Press Release

Press release merupakan produk PR Writing yang paling sering dibuat suatu organisasi. Siaran pers ini berupa berita singkat yang fungsinya menginformasikan kegiatan yang telah atau akan dilakukan organisasi. Press Release bisa menggunakan media cetak ( Koran, majalah) atau media elektronik seperti televisi, radio maupun internet.

Hal-hal penting menyangkut press release :

1. Berbentuk short news, dengan format 5W + 1H, yakni Who, What, When. Where. Why, How.
2. Struktur kalimatnya menggunakan bentuk primida terbalik, yang menandakan berita yang paling penting diletakan paling atas, dalam lead (intro) tulisan.
3. Menggunakan kalimat langsung.
4. Informasi yang disampaikan actual dan akurat.

Contoh:

Company Profile

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Company Profile :

1. Menampilkan aspek perusahaan, susunana komisaris, struktur organisasi sampe kantor-kantor cabang yang ada.
2. Dikemas dalam suatu sajian yang “khusus”, eksklusif, baik dalam bentuk cetak mauopun elektronik.
3. Menampilkan segi histories dan filosofis perusahaan/organisasi.
4. Diterbitkan tidak terlalu sering, kecuali kalau ada perubahan prinsipil.
5. Daftar isi company profile biasanya berisi :
   1. Introduksi
   2. Kata Pengantar atau sambutan Dewan Komisaris atau Direktur Utama.
   3. Historis dan struktur organisasi perusahaan
   4. Produk barang/jasa yang ditawarkan
   5. Kinerja dan manajemen perusahaan/organisasi
   6. Nilai asset dan kekayaan perusahaan.
   7. Pengembangan perusahaan, bisnis dan SDM
   8. Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan pada saat sekarang dan akan datang
   9. Daftar kantor cabang, alamat, telepon dan lain-lain.

The Public Relations Officer must be an expert in Communication aspects.-Newson and Siefried

Melihat peran, fungsi, tugas dan program kerja public relations yang begitu luas dan penting, seorang public relations officer atau public relations practitioner haruslah seorang yang benar-benar handal dan berkemampuan professional.

Berdasarkan kemampuannya sebagai pelaksana/pejabat public relations, public relations officer harus mampu :

1. Menarik perhatian publik melalui berbagai kegiatan publikasi kreatif, inovetif, dinamis dan menarik. Bisa dengan menggunakan teknik AIDDA, yakni ,
   • Attention ( berusaha menarik perhatian )
   • Interest ( membangkitkan minat)
   • Desire ( membangkitkan hasrat )
   • Decision ( mendorong pengambilan keputusan )
   • Action ( mendorong melakukan aksi/tindakan )
2. Mengamati dan menganalisa suatu persoalan/masalah berdasarkan fakta di lapangan, perencanaan kerja, berkomunikasi, dan mampu mengevaluasi suatu problematic yang dihadapi.
3. Mempengaruhi pendapat umum melalui kekuatan publik relations dalam merekayasa pandangan atau opini publik yang searah dengan kebijakan organisasi yang diwakilinya.
4. Menjalin suasana kondusif, saling percaya, toleransi, saling menghargai, dan lain sebagainya dengan berbai pihak terkait.

Beradasarkan kedudukan dalam manejemen perusahaan, atau dikaitkan dengan fungsi manajemen dalam perusahaan, public relations officer harus mampu :

1. Menjelaskan tujuan-tujuan organisasi kepada publiknya. Dan ini akan bisa tercapai jika ia benar-benar memahami pesan yang akan disampaikannya.
2. Memperlancar pelaksanaan public policy-nya. Jangan sampai pesan/informasi yang disampaikan membingungkan.
3. Melihat ke dapan atau memprediksi sesuatu secara tepat, berdasarkan pengetahuan dara atau sumber informasi secara actual dan factual yang menyangkut kepentingan semua pihak.

Sementara berdasarkan fungsi komunikasi dalam organisasi, seorang public relations officer harus mampu menguasai seluruh aspek dan teknik komunikasi atau unsure-unsur pokok dalam proses komunikasi, yaitu :

1. Source ( communicator), individu atau pejabat PR yang berinisiatif sebagai sumber atau penyampai pesan.
2. Message, pesan, gagasan, ide yang akan disampaikan kepada komunikan.
3. Channel, media, sarana atau saluran komunikasi yang akan digunakan untuk penyampaian message.
4. Target Audience/public ( communican), individu, kelompok yang akan menerima message.
   
5. Effect, perubahan/ dampak yang terjadi pada diri komunikan setelah menerima message.